RUANG LINGKUP KEARSIPAN

Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan (profite motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non profite motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang cakupannya lua. Biasanya segala kegiatan administrasi diolah suatu unit tersendiri yang disebut Bagian Administrasi, Tata Usaha, Sekretariat, kantor, dan bagian lainnya.

B.    Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon.Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut beberapa kutipan pengertian arsip ;
a.     Menurut  undang-undang nomor 7 tahun 1971, arsip adalah
*    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kegiatan pemerintahan.

*    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b.    Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
c.    Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakn arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut :
*    Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan
*    Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
d.    Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
*    Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan,
*    Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
*    Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Dari beberapa definisi tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaran sehari-hari administrasi negara.

C.    Arti Penting Arsip
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip.
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan tentang beberapa fungsi arsip, yaitu:
*    Arsip sebagi sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
*    Sebagai bahan pengambil keputusan, Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
*    Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
*    Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang.

D.    Jenis-Jenis Arsip
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari orgsnisasi yang bersangkutan.
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip ;
1.    Arsip Menurut Subyek atau Isinya
Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu
*    Arsip Kepegawaian, Contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.
*    Arsip Keuangan, Contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.
*    Arsip Pemasaran, Contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
*    Arsip pendidikan, Contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
2.    Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik
Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekem informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi;
*    Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya.
*    Pita rekaman
*    Mikrofilm
*    Disket
*    Compact Disc (CD)
*    Flasdisk
3.    Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:
*    Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.
*    Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebaginya.
*    Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, putusan peradilan, dan sebagainya.
*    Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian
*    Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.
*    Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.
*    Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
4.    Arsip Menurut Kepentingannya
Penggolongan lebih berdasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu;
*    Arsip tidak berguna (non sensial), contoh; surat undangan, memo, dan sebagainya.
*    Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permoohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.
*    Arsip penting, contoh; surat kepentingan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
*    Arsip vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya.
5.    Arsip Menurut Fungsinya
Penggolongan ini lebih berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu;
*    Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
*    Arsip Statis yaitu arsipyang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6.    Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya
Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaanya, dan sekaligus yang bertanggung jawab.
Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi;
*    Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.
*    Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.
7.    Arsip Menurut Keasliannya
Penggolongan ini berdasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;
*    Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentaka mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.
*    Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan setrusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.
*    Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
*    Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
8.    Arsip Menurut Kekuatan Hukum
Penggolongan ini berdasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu
*    Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
*    Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

E.    Ruang Lingkup Arsip
Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. penciptaan dan penerimaan warkat
2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
3. pengendalian warkat
4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5. penyimpanan warkat/arsip
6. Pemusnahan arsip

F.    Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip menurut para ahli:
1.    Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:
a.    Nilai Kegunaan Administrasi
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.
b.    Nilai Kegunaan Hukum
 Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
c.    Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
d.     Nilai Kegunaan Haluan Organisasi
Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
e.    Nilai Kegunaan Organisasi
Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.
f.    Nilai Kegunaan Sejarah
Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
g.    Nilai Kegunaan Penelitian
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.
h.    Nilai Kegunaan Penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai
2.    Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:
a.    Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu  hal atau peristiwa
b.    Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
c.    Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
d.    Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen  ilmiah.
3.    Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada
kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
a.    Nilai Guna Primer
Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan
tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
1.    Nilai guna administrasi, yaitu nilai  guna arsip yang  didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.
2.    Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
3.    Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan.
4.    Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.
b.    Nilai Guna Sekunder.
Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak
ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara
dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi:
1.    Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.
2.    Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai  guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

G.    Pengelolaan Arsip Dalam Manajemen Kearsipan
Dengan semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi tersebut. Berkas-berkas tersebut yang kita kenal dengan dokumen/rekord/arsip.
Untuk mengelola dokumen/arsip yang ada pada suatu kantor diperlukan suatu metode/cara pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan kata kearsipan (records management), yang selanjutnya dalam bahasa indonesia dikenal dengan manajemenkearsipan.
Manajemen Kearsipan (Record Management) adalah seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pemeliharaan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun dilestarikan.
Atau dengan kata lain semua pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan. Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi, pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati.

Undang-Undang Nomor. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan

oleh dian4nggraeni pada 24 November 2015

PENTINGNYA ARSIP DALAM MENGEMBAN TUGAS DI ERA GLOBALISASI DAN TRANSPARANSI

(Undang-Undang Nomor. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan)

PENDAHULUAN.

Dalam menghadapi tantangan globalisasi sekaligus mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu. Sementara disisi lain ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

Penyelenggaraan kearsipan dari tingkat pusat sampai daerah, lebih-lebih di tingkat desa/Kelurahan saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, sehingga peran Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jembrana yang keberadaannya belum cukup 2 (dua) tahun, sementara masih belum begitu dianggap penting disemua kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun 2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi, yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan.

 PENGERTIAN TERKAIT DENGAN KEARSIPAN.

Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada beberapa pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam kaitannya dengan kearsipan diantaranya :

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
13. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota.
14. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
17. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
19. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
22. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
23. Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
24. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
25. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
26. Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

TUJUAN DILAKSANAKAN KEGIATAN KEARSIPAN.

Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah barang tentu memiliki beberapa tujuan antara lain :

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

PEMBINAAN KEARSIPAN.

Pembinaan dibidang Kearsipan dilaksanakan secara berjenjang dan berkelanjutan dari tingkat pusat sampai di daerah ;

1. Pembinaan kearsipan nasional, dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
2. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
3. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
4. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

PENGELOLAAN KEARSIPAN.

Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.

1. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. arsip vital;
2. arsip aktif;
3. arsip inaktif.
2. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, dalam hal ini adalah Satuan Kerja Pemerintah Daerah       (SKPD).
3. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah, dalam hal ini Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

UNIT KEARSIPAN DI DAERAH

Unit Kearsipan yang di Daerah, meliputi :

1. Unit kearsipan pada pemerintahan daerah berada di lingkungan satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam hal ini . Dan Unit kearsipan memiliki tugas:
1. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
2. melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
3. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada lembaga kearsipan daerah;
4. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
2. Arsip daerah kabupaten/kota (Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
1. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota;
2. desa atau yang disebut dengan nama lain;
3. perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan; dan perseorangan.
3. Selain kewajiban arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan:
1. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota;
2. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN.

Dalam pengelolaan kearsipan yang baik dan benar disetiap Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD), setiap Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD) berkwajiban mengembangkan kwantitas dan kwalitas sumber daya manusia kearsipan dan berkwajiban melakukan manajemen Kearsipan, sekaligus wajib menunjuk 1 (satu) Staf khusus sebagai staf pengelola Kearsipan. Dan pengembangan sumber daya manusia meliputi :

1. Pengembangan sumber daya manusia terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
2. Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
1. pengadaan arsiparis;
2. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
3. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis;
4. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai kedudukan hukum, kewenangan, kompetensi, pendidikan dan pelatihan arsiparis diatur dengan peraturan pemerintah.

SOSIALISASI KEARSIPAN.

Sosialisasi tentang kearsipan wajib dilaksanakan secara bertahap dan berkesinambungan oleh Lembaga kearsipan secara berjenjang dari pusat sampai di daerah.

1. Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip.
2. Sosialisasi kearsipan dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media Komunikasi dan informasi.
3. Sosialisasi kearsipan ditujukan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
4. Lembaga kearsipan menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1. Pengelolaan Arsip dinamis (Aktif dan Inaktif), wajib dilaksanakan oleh Satuan Kerja Pemerintah Daerah selaku pencipta arsip secara baik dan benar sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dan Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

1. andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan
2. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
1. Adapun upaya dalam pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1. penciptaan arsip;
2. penggunaan dan pemeliharaan arsip;
3. penyusutan arsip.

1. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
2. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
3. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis memiliki kwajiban menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS.

1. Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
3. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
4. Untuk memenuhi ketentuan peraturan perundangan yang berlaku, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS.

1. Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
2. Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
3. Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

PENYUSUTAN ARSIP.

Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :

1. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
2. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

PEMINDAHAN ARSIP.

Untuk jenis-jenis arsip yang sudah tergolong dalam arsip inaktif oleh Unit kerja pencipta arsip sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, maka unit pencipta arsip wajip melaksanakan :

1. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
2. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

PEMUSNAHAN ARSIP.

1. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip
1. tidak memiliki nilai guna;
2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
2. Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
3. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.
4. Setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undang-undang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
5. Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur pemusnahan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

PENYERAHAN ARSIP.

1. Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI.
2. Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.
3. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.
4. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota.
5. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya.
6. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

ARSIP STATIS.

Arsip yang tergolong Arsip statis sesuai dengan perundangan yang berlaku adalah arsip yang:

1. memiliki nilai guna kesejarahan;
2. telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.
3. Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.

KEWAJIBAN PENCIPTA ARSIP.

Beberapa kwajiban dibidang yang harus dan wajib dilaksanakan oleh Satuan kerja sebagai berikut :

1. Pencipta arsip yang terkena kewajiban pengelolaan arsip dinamis.
2. Kewajiban pengelolaan arsip dinamis, berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengelolaan arsip statis tetap merupakan kwajiban dari Satuan kerja pencipta arsip :

1. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Pengelolaan arsip statis meliputi:
1. akuisisi arsip statis;
2. pengolahan arsip statis;
3. preservasi arsip statis dan akses arsip statis.

PELAKSANAAN PENGOLAHAN ARSIP STATIS

1. Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis
2. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
3. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
4. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.

AKSES ARSIP STATIS.

1. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
2. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
3. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
6. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
7. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
8. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan
9. Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
1. tidak menghambat proses penegakan hukum;
2. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
3. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
4. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
5. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
6. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
7. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
8. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi;
9. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
10. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan yang ketentuannya diatur dengan peraturan kepala ANRI.
11. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
12. Penetapan dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
13. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
14. Ketentuan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan

PERAN SERTA MASYARAKAT.

1. Masyarakat dapat berperan serta dalam kearsipan yang meliputi peran serta perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam penyelenggaraan kearsipan.
2. Peran serta masyarakat dapat diwujudkan dalam ruang lingkup pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
3. Lembaga kearsipan dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.
4. Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip dilaksanakan dengan cara:
1. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara;
2. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan Perundang-undangan.
5. Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip dilaksanakan dengan berbagai cara diantaranya :
1. menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;
2. melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini;
3. melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait.
6. Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip.
7. Pemerintah dapat memberikan imbalan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA.
8. Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang benar.
9. Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber daya pendukung dilaksanakan dengan cara:
1. menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan;
2. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
10. Masyarakat dapat menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
11. Organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan menyerahkan arsip statis dari kegiatan yang didanai dari anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri kepada lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

KETENTUAN PIDANA

1. Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
2. Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah).
3. Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
4. Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
5. Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
6. Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
7. Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
8. Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

 

Apa dan Bagaimana Mengelola Arsip Elektronik?

Oleh : Drs. FEBRIADI, M.Si.

I. PENDAHULUAN
   
                                                                                                                                                               Kalau dilihat dari sejarah arsip, keberadaannya diperkirakan sudah ada sejak peradaban Yunani kuno yaitu abad IV dan V SM, ketika masyarakat Athena menyimpan dokumen-dokumen berharga di kuil dewa ibu yaitu Metroon, yang terletak di sebelah balai pengadilan alun-alun kota Athena dan eksistensi arsip terus berkembang hingga sekarang ini. Berarti sejak beribu-ribu tahun yang lalu arsip sudah dimanfaatkan dan dianggap sebagai salah satu sumber kebudayaan sangat penting bagi kehidupan manusia secara universal. Sampai saat ini juga, arti dan peran arsip sangat konkrit dan jelas serta sangat diperlukan untuk berbagai kegiatan administrasi, manajemen dalam suatu organisasi. Dalam administrasi dan manajemen arsip berperan sangat vital sebagai bahan untuk perencaan, bahan pengawasan dan pelaporan, bahan utama pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dan tanpa arsip tidak mungkin suatu organisasi dapat beroperasi dengan tertib, teratur dan lancar.
Dengan demikian fungsi arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai tulang punggung yang akan menopang gerak operasi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya secara dinamis. Disamping itu dalam kehidupan berbangsa dan bernegara arsip berperan sebagai memori kolektif bangsa, simpul pemersatu bangsa, sumber informasi sejarah bangsa yang lengkap, nyata dan benar. Dari peradaban Yunani kuno hingga modernisasi Ilmu pengetahun dan teknologi (IPTEK) saat ini arsip masih tetap eksis, tetapi dalam hal perkembangan bentuk atau media simpan arsip mengalami perubahan cukup signifikan. Perubahan itu terjadi karena konsekuensi logis atau pengaruh dari kemajuan IPTEK, khususnya berkaitan dengan ditemukannya teknologi komputer, yang kemudian melahirkan spesialisasi pengetahuan baru di bidang kearsipan yaitu arsip elektronik. Kehadiran arsip elektronik sebagai genre (jenis) baru dari pada jenis atau tipe arsip yang sudah ada, telah menyebabkan adanya penambahan kapasitas untuk penggarapannya. Dalam kontek penggarapan arsip elektronik tersebut, tentu membutuhkan pengetahuan dan kemampuan yang lengkap yaitu menguasai pengetahuan pengelolaan arsip dan ditambah dengan pengetahuan komputer.
Oleh karena itu dibutuhkan model elaborasi yang baik antara arsiparis sebagai tenaga profesional kearsipan dengan programer sebagai tenaga profesional komputer untuk mewujudkan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan, sehingga membawa pengaruh terhadap perubahan image masyrakat bahwa arsip tidak hanya merupakan tumpukan-tumpukan kertas yang memenuhi ruang-ruang kerja. Dalam makalah ini, penulis tertarik menyampaikan mengenai apa dan bagaimana mengelola arsip elektronik secara konseptual, dengan harapan tulisan ini dapat menjadi salah satu bagian yang melengkapi dari beberapa banyak tulisan tentang arsip elektronik.
II. ARSIP ELEKTRONIK
Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik. Electronic file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.
Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Informasi Elektronik, menerangkan informasi elektronik adalah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.
Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.
Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari keempat pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali.
Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan diatas, dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :
1. Kumpulan informasi arsip
2. Teknologi komputer
3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
4. Kepentingan digunakan kembali
Terhadap keempat unsur diatas, dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan.
Kumpulan informasi arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) seperti yang dijelaskan oleh Drs. Hadi Abubakar , terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan yang dapat dijadikan inisial dari kumpulan informasi arsip seperti yang telah diterangkan yaitu :
1. File
2. Records
3. Archives
File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, masih secara langsung digunakan.
Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.
Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas.
File, record, archive, sebagai kumpulan informasi arsip yang akan diolah menggunakan teknologi komputer dengan hasil yang dapat dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer.
Disamping ketiga inisial kumpulan informasi arsip yang dikemukakan diatas, penulis berpendapat bahwa masih terdapat satu kumpulan informasi yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat.
Dengan demikian sesungguhnya terdapat 4 (empat) kumpulan informasi arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan informasi arsip bersifat leveling yaitu :
1. Level letter
2. Level file
3. Level records
4. Level archives
Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka dapat menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :
1. e-letter
2. e-file
3. e-record
4. e-archives
Untuk mengintegrasikan masing-masing modul-modul diatas, maka setiap modul tersebut harus dilengkapi dengan metadata serta fasilitas menu pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan adalah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan tepat dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori). Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi aliran aktivasi elektronik terhadap kumpulan informasi arsip dari masing-masing level yang pada akhirnya bermuara pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan.
Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer seperti mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik. Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan. Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 3 (tiga) proses kerja yaitu :
1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal.
2. Proses alih media arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang dipergunakan dalam rangka pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dalam rangka menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip tersebut.
3. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga sampai muaranya. Proses elektronikisasi arsip ini yang akan melahirkan model papperless office yang sudah tidak asing lagi terdengar oleh kita.
Secara sistemik komputer beroperasi sesuai dengan proses kerja secara standar elektronik meliputi :
1. Proses input data
2. Proses pengolahan data
3. Proses output data
4. Jaringan dan distribusi data
Berdasarkan proses kerja tersebut, dapat didesign aplikasi penginputan meliputi seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu keempat modul seperti yang telah diuraikan diatas, apabila design aplikasi penginputan dapat memenuhi kriteria seluruh level kumpulan informasi arsip maka akan menghasilkan aktivasi elektronik yang integratif dari masing-masing level tersebut. Selanjutnya kumpulan informasi arsip dari seluruh level yang sudah diinput, akan diolah di central prossesing unit komputer menggunakan seperangkat program dan aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan kebutuhan alur kerja pengolahan arsip untuk semua level. Kemudian output dari sistem kerja komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :
1. Informasi arsip elektronik untuk kepentingan bahan perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.
2. Daftar dari masing-masing level kumpulan informasi arsip untuk kepentingan penilaian arsip, layanan keterbukaan informasi publik, kontrol dan pengendalian arsip.
Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan erat dengan tempat menyimpan dokumen elektronik. Apabila menggunakan analogi pengorganisasi file, records, archives maka dapat dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya meliputi records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya meliputi archival building.
Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data. Pada dasarnya arsip yang disimpan itu karena memiliki nilai guna, oleh sebab itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip dapat dibagi menjadi 4 (empat) kelompok pengguna arsip yaitu :
1. Masyarakat
2. Pelajar
3. Mahasiswa
4. Aparatur Pemerintah
Kepentingan untuk menggunakan kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua informasi pada dasarnya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu. Keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan akan memberikan keuntungan yang besar bagi pengguna arsip karena penemuan kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.
III. BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK
Seperti diketahui bahwa kehadiran arsip elektronik dapat dikatakan masih baru atau jenis baru (new genre) dalam tipologi bidang kearsipan, dan arsip elektronik mulai dikenal pada dekade 1980 – 1990 di belahan benua Eropa. Dibandingkan dengan jenis arsip yang sudah ada yaitu arsip kertas memang sudah sejak lama diakui sebagai salah satu alat bukti hukum yang sah sesuai dengan hukum acara di Indonesia, sedangkan arsip elektronik, baru diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Elektronik.
Dalam Undang-Undang tersebut diterangkan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah bunyi pasal 5 ayat (1), selanjutnya Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5 ayat (2). Dengan latar belakang seperti itu, arsip elektronik belum terlalu diperhatikan dalam kegiatan administrasi oleh berbagai instansi, baik di instanasi pemerintah maupun instansi swasta, sehingga produk administrasi sebagian besar adalah berupa arsip jenis kertas.
Dengan tingginya volume arsip kertas yang dihasilkan dari kegiatan administrasi tersebut sering menimbulkan berbagai masalah berkaitan dengan tempat penyimpanan arsip kertas, biaya pemeliharaannya, tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan yang diperlukan seperti rak, roll o’pack, boks arsip, proteksi dari bahaya kebakaran atau faktor yang bisa menyebabkan kerusakan arsip kertas seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu dan kelembaban udara. Sehingga untuk memanage atau menghandle arsip kertas dibutuhkan sumber daya yang besar dan budget yang relatif tinggi, terutama untuk tempat penyimpanan dan maintenancenya. Kehadiran arsip elektronik sebagai akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan peluang yang sangat besar terhadap upaya “diversifikasi” (penambahan ragam) pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer. Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :
1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.
2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.
3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis dan programer komputer.
4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip elektronik secara modular.
Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :
1. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.
2. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.
3. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing centre, dengan menggunakan e-records.
4. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing centre menggunakan modul e-archives.
Demikian gambaran bagaimana pola operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan.





III. PENUTUP

1) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.

2) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.

3) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang ini.

4) Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:

a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan

b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Jadi kesimpulan yang dapat kita ambil ialah bahwa dokumen elektronik atau softcopy sudah memiliki legalitas hukum yang sah sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku di negara kita. Jadi tunggu apalagi ? segera alih mediakan dokumen yang anda miliki dan nikmatilah kemudahan dalam penataan file elektronik. Semoga bermanfaat...!!!

Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik.